Wraz z rozwojem biznesu następuje wzrost liczby zadań do realizacji. Każdym projektem zajmuje się zespół osób pochodzących z tego samego lub z różnych działów firmy. Ich działania są kontrolowane przez kadrę menadżerską. Dla niej kluczowy jest szybki dostęp do informacji o postępie prac, których najlepszym źródłem jest aplikacja CRM.

Wykres Gantta

Sukces każdego przedsięwzięcia zależy od czasu i skuteczności jego realizacji. Sporym ułatwieniem w takiej sytuacji jest oprogramowanie CRM. System agreguje dane dotyczące klientów i relacji biznesowych z nimi. Dzięki temu kierownik projektu ma wgląd do aktualnego poziomu np. sprzedaży w danym okresie lub ilości pozyskanych i aktywnych kontrahentów. Dodatkowym usprawnieniem jest dostęp do CRM online. W ten sposób można zarządzać strategią firmy z dowolnego miejsca na świecie.

Do wizualizacji postępu prac w podziale na określone grupy pracowników służy wykres Gantta. Jest on graficznym odzwierciedleniem harmonogramu działań w obrębie danych planów. W wierszach przedstawione są zadania, a w kolumnach ich przebieg w czasie. Co najważniejsze, program CRM działa w czasie rzeczywistym i pokazuje stan faktyczny na wskazaną chwilę.

Z wykresu Gantta możliwe jest uzyskanie informacji o:

• nazwiskach,
• randze zadania,
• procencie wykonania,
• powiązaniach pomiędzy różnymi podzadaniami,
• statusie realizacji.

Kalendarz online

Terminarz jest bardzo praktycznym i przydatnym narzędziem do planowania w każdej nowoczesnej firmie. Stąd cieszy się on popularnością wśród dyrektorów, kierowników i handlowców. W ostatnich latach papierowa wersja notatnika jest zastępowana przez kalendarz online. W związku z tym każdyCRM ma wbudowany elektroniczny harmonogram. Dzięki niemu osoby uprawnione mogą w dowolnym momencie kontrolować pracę podwładnych. Wgląd do zadań pozwala na uniknięcie sytuacji, w której jednemu pracownikowi przydzielane są np. dwa spotkania z różnymi kontrahentami w tym samym czasie. Dodatkowo menadżer widzi postęp i wyniki działań poszczególnych osób, grup oraz działów przedsiębiorstwa.

Najlepszy CRM to prosty program, który jest intuicyjny w obsłudze. Pomaga to w szybkiej jego adaptacji i pozwala uniknąć efektu tzw. odrzucenia. Należy pamiętać, że kalendarze online mają być pomocą, a nie przykrym obowiązkiem. Dlatego wdrożenie oprogramowania powinno być poprzedzone licznymi testami. Poza tym każdego, kto obsługuje system CRM, należy przeszkolić i pokazać jego zalety.

Kadra zarządzająca musi mieć dostęp do wysokiej jakości informacji na temat działania poszczególnych komórek w firmie. Na podstawie danych wygenerowanych z programu CRM może podejmować trafne decyzje. Dodatkowo w tym samym miejscu ma możliwość nadzorowania efektywności pracowników.