Gubienie dokumentów, brak informacji o statusie realizacji zlecenia przez biuro rachunkowe, dostęp do wyników raportów finansowych firmy czy niedostępność biura w godzinach oczekiwanych przez klienta to problemy, z którymi często spotykają się przedsiębiorcy i firmy korzystające z usług biur rachunkowych.

Na rynku zaczynają się pojawiać rozwiązania przeznaczone dla biur rachunkowych jak również dla doradców podatkowych. Bardziej powszechne są obecnie bowiem jedynie narzędzia, wymagające w pierwszej kolejności opracowania procesów i procedur, a później ich implementacji w systemie przed rozpoczęciem pracy.

Utworzenie i udostępnianie klientom usług elektronicznych wspierających działalność firm z rynku MSP, w szczególności wspierających działalność biur rachunkowych i doradców podatkowych to podstawowe założenia projektu realizowanego przez Inqba Sp. z o.o. w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka – 8. Oś Priorytetowa Społeczeństwo informacyjne – zwiększanie innowacyjności gospodarki. Działanie 8.1 Wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej. Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

Autorami pomysłu są Radosław Porczyński i Magdalena Kulik (www.inqba.pl), którzy podczas swojej działalności biznesowej wielokrotnie współpracowali w biurami rachunkowymi oraz doradcami podatkowymi. W ramach tych kontaktów dostrzegli wiele niedogodności we współpracy oraz obszarów, które mogłyby zostać usprawnione.

Z punktu widzenia biura rachunkowego najważniejsze cechy tego rozwiązania to:

1. Usprawnienie komunikacji z klientem dostarczającym dokumenty (możliwość samodzielnego rejestrowania dokumentów kosztowych przez klienta)
2. Informacja o nowych dokumentach od klienta oraz o zakończeniu obsługi (rejestracji dokumentów)
3. Automatyczna wymiana informacji klienta z systemem finansowo księgowym biura
4. Dostępne online raporty o stanie rozliczeń klienta
5. Możliwość zlecania online przez klienta dodatkowych prac (np. przygotowania raportów i bilansów) oraz negocjacji ceny tych prac i potwierdzenia zlecenia

Korzystający z systemu doradcy podatkowi i księgowi będą mieli między innymi możliwość ustalania online zakresu prac do wykonania i zarządzania przebiegiem realizacji zlecenia oraz udostępnienia online wyników zlecenia z wykorzystaniem podpisu elektronicznego.

Klientom biura rachunkowego lub doradcy podatkowego rozwiązanie to da między innymi dostęp do historii współpracy z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym, dostęp online do raportów, możliwość opisu i dekretacji dokumentów dostarczanych do biura rachunkowego, możliwość zamawiania niestandardowych usług, negocjacji ich ceny i terminu realizacji oraz dostęp do bazy firm świadczących usługi księgowe i podatkowe.

Projekt ma zbudować wizerunek e-usługi jako partnera klienta w drodze do budowania trwałej przewagi konkurencyjnej i podnoszenia efektywności jej działania.